Tutorial sobre el registro de la jornada laboral

Desde el 12 de mayo de 2019, en España las empresas tienen la obligación de disponer de un registro de la jornada laboral de sus empleados.

Con la nueva funcionalidad de registro de la jornada laboral de Contasimple, ahora es posible:

• Registrar la hora de entrada y salida de la empresa para cada empleado.
• Visualizar el listado de horas trabajadas dentro de una empresa según empleado y fechas deseadas mediante filtros.
• Obtener informes básicos y extendidos en formato web o PDF para impresión de las horas y días trabajados en total.
• Obtener informes diarios o semanales en formato PDF con el detalle de horas trabajadas para su impresión y posterior firma por parte del empleador y el trabajador.

Con este tutorial aprenderás a usar la herramienta desde la perspectiva del rol de usuario que desempeñes en la empresa, tanto si eres:

• El empleador, que requiere tener regularizada la situación laboral de sus empleados.
• El empleado, que debe conocer cómo funciona el registro del inicio y fin de la jornada para su día a día en la empresa.
• El autónomo o empresario en cualquier otro país o régimen fiscal que desee aprovechar la nueva funcionalidad para tener un seguimiento total de la gestión de su tiempo de trabajo y/o del de sus empleados.

El primer paso para poder registrar la jornada laboral de un empleado es crearle un usuario en la aplicación.
Te recomendamos la lectura de nuestro tutorial de Gestión de usuarios para aprender cómo crear dicho usuario.

Una vez creado el usuario, también deberás asegurarte de que su zona horaria coincide con el lugar donde el usuario registra su jornada, ya que al crear su perfil, se le adjudica automáticamente la zona horaria por defecto de la empresa. Al configurar su zona horaria según el lugar donde se encuentre, el sistema utilizará esa zona para que el usuario pueda fichar según su hora.

Dependiendo del rol que desempeñes en la empresa, el acceso a la función de registro de la jornada laboral será ligeramente diferente.

Acceso para empleados

Si estás desempeñando el rol de usuario de registro de control horario, la pantalla que se te mostrará por defecto al iniciar sesión en Contasimple ya es la de resumen de la jornada laboral.

Este es tu caso si has sido invitado a la empresa con la única finalidad de hacer el registro diario de tu jornada laboral (o si tu superior te ha facilitado directamente las credenciales para acceder a Contasimple con tal fin).

Nota: Si navegas fuera de esta pantalla, por ejemplo para acceder a la ayuda o para enviar un mensaje a soporte, siempre puedes volver a la pantalla de resumen de la jornada navegando hacia "Otros" y haciendo clic en "Jornada laboral".

Acceso para administradores de la empresa

Si en cambio eres el administrador de la empresa, o un usuario con permisos a otros módulos de Contasimple, desde cualquier pantalla en la que te encuentres podrás navegar hacia al menú "Otros" en la barra superior (aparecerá tras el resto de módulos) y hacer clic en "Jornada laboral" para acceder al registro de la jornada.

Desde la pantalla de resumen de la jornada descrita en el punto anterior, simplemente pulsa la tecla F9 para acceder fácilmente al diálogo de inicio de registro de la jornada. Se abrirá el diálogo de registro de inicio de la jornada.

Nota: También puedes hacer clic en el botón Registrar entrada (F9) con el mismo efecto si lo prefieres, o si te encuentras en otra parte de la web, puedes acceder directamente desde el menú "Otros" > "Jornada laboral" y haciendo clic en el icono con el símbolo "+".

Si desempeñas el rol de empleado, la aplicación hace todo por ti. En los campos "Usuario" y "Hora de entrada" verás tu nombre y la fecha actual, respectivamente.

Puedes introducir un comentario que se guardará con el registro, si lo deseas (es opcional). Por ejemplo, en caso de que deseases indicar que has llegado tarde por algún motivo especial.

Si eres administrador de la empresa, en el campo "Usuario" tendrás habilitado un control desplegable con el que podrás seleccionar cualquier usuario que pertenezca a la empresa con la que estés trabajando (o puedes seleccionarte a ti mismo para tu propio registro, que es la opción por defecto).

En el campo "Hora de entrada" podrás seleccionar la fecha a través de un control especial tipo calendario.

Estas opciones extra resultan muy útiles cuando un empleado no se ha acordado de iniciar o cerrar su jornada laboral a la hora que tocaba y necesita que lo hagas por él. Recuerda que para facilitar al máximo el trámite del usuario de control horario, éste no puede cambiar la fecha de entrada y salida, por ello en ocasiones necesitará de tu asistencia.

Haz clic en el botón "Registrar entrada". Deberías ver un mensaje de confirmación, informándote de que el registro se ha realizado correctamente.

En caso de que te encuentres reanudando la jornada (por ejemplo, si hiciste una pausa para comer) y no hubieras registrado la salida del registro anterior, la aplicación no te dejará efectuar la nueva entrada y verás un mensaje de error, informándote de que contactes con el administrador de tu empresa.

En efecto, necesitarás contactar con él para que pueda cerrar por ti la entrada anterior a la hora que corresponda y puedas reanudar el registro de la jornada. Recuerda siempre registrar la salida cuando termines un intervalo de trabajo (más información en el siguiente apartado).

Los pasos para registrar la pausa o fin de la jornada son exactamente iguales a los descritos en el apartado anterior, pero con los botones y acciones correspondientes al cierre.

La tecla de acceso rápido al diálogo de registro del fin de la jornada es la "F10", y si accedes a través del menú "Otros > Jornada laboral" deberás pulsar en el icono con el símbolo "-".

Si no te acordaste de registrar la entrada al inicio de la jornada o tras volver de una pausa, la plataforma lanzará un mensaje de error, informándote de que no existe una entrada abierta para la jornada actual sobre la que efectuar el cierre del horario.

Igual que en el apartado anterior, cuando suceda esto deberás contactar con el administrador de tu empresa para que efectúe por ti el registro de entrada para la hora que toque.

Cierre avanzado para el administrador

Si eres administrador de la empresa, para cada registro del listado que aparece en la tabla de la pantalla principal del registro de la jornada y que no tenga aún asignada una fecha de fin, verás un icono en la última columna de la tabla (menú Operaciones) que te permitirá cerrar dicho registro.

El acceso al registro de fin de la jornada o intervalo horario accesible a través de la tecla F10 (y demás accesos directos) solamente actúa sobre el último registro abierto para la jornada en curso. En cambio, esta función te permite finalizar cualquier registro pasado que un empleado se dejara abierto. Tan solo tienes que identificar el registro que deseas cerrar en el listado y hacer clic en el icono de registrar salida.

Se te presentará la misma ventana de diálogo que en el caso de registro de salida habitual, con la fecha preseleccionada por defecto del día en el cual se efectuó el inicio y la hora de hoy. Generalmente solo deberás ajustar la hora para la que desees hacer constar el fin de la jornada, introducir un comentario si lo consideras necesario, ¡y listos!

Cuando crees un registro de inicio o fin de la jornada o intervalo trabajado, verás que éste aparece en la página principal de la jornada laboral. Existen dos tipos de vista para visualizar los registros: la Visión general del día y el Listado de registros en función de la pestaña que selecciones en el listado.

Visión general del día

En la pestaña de visión general del día podrás observar el tiempo total trabajado en un día en concreto. Por defecto, la página carga con los datos del día actual, pero puedes seleccionar cualquier otro día desde el filtro avanzado del listado.

Si eres un usuario administrador, podrás ver los registros del día de todos los usuarios de la empresa con un resumen general de a qué hora han iniciado su jornada, la hora de su última salida, el número de paradas que llevan realizadas durante el día, los registros sin cerrar (es decir, si el empleado ha realizado una entrada y no ha registrado una salida porque sigue trabajando) y el tiempo total registrado de jornada para ese día.

Si haces click en el botón de Ver detalle del trabajador() se cargará la pestaña de Listado de registros listando todas las entradas y salidas de ese usuario en concreto para el día que estás visualizando.

Para visualizar el detalle de un trabajador en concreto o de todos los trabajadores en un día distinto al actual sólo tienes que abrir los filtros avanzados, seleccionar el usuario (si lo deseas) y el día en el calendario y aplicar el filtro seleccionado.

Si eres un usuario de control horario, podrás ver un resumen general de tu jornada en el que se mostrará el tiempo total trabajado y el listado de entradas y salidas que has realizado durante el día.

Para visualizar el resumen de un día distinto al actual sólo tienes que abrir los filtros avanzados, seleccionar el día en el calendario y aplicar el filtro seleccionado.

Listado de registros

En la pestaña de listado de registros, si eres un usuario administrador podrás ver los registros de todos los usuarios de la empresa. Sin embargo, si tu rol es el de usuario de registro horario solamente verás tus entradas, para tu propio seguimiento.

En cualquier caso, por defecto solamente aparecen las entradas de la jornada actual, ya que normalmente lo que se desea es tener una visión clara del curso de la jornada. Sin embargo, puedes quitar el filtro rápido por defecto para mostrar todas las entradas registradas hasta la fecha de hoy, haciendo clic en el botón con el icono de remover filtro .

Además, puedes añadir tu propio filtro para acotar los registros que quieres visualizar en el listado. Puedes hacerlo a través del menú de filtros, que se activa al pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha de la cabecera del listado.

Puedes filtrar por las siguientes opciones:

• Por empleado

  Si eres un administrador, verás un listado con todos los usuarios de la empresa, y podrás seleccionar uno en concreto para filtrar el listado. La opción por defecto es listar todos los usuarios. Si tu rol es el de empleado, solamente aparecerá tu nombre en el listado, con lo cual este filtro no es relevante para tu día a día.

• Por rango de fechas

  Independientemente del rol que desempeñes, puedes filtrar por las fechas de inicio y fin que desees. Se mostrarán todas aquellas entradas de tiempo cuyo inicio o fin se incluya en el intervalo de fechas indicado.

• Por comentario

  En caso de que hubiera muchos registros de entrada/salida y recuerdes alguna palabra clave utilizada en los comentarios, puedes usar este filtro para listar aquellas entradas que coincidan con el texto que indiques.

Puede que en algún momento registres una entrada o salida incorrecta. Por ejemplo, como administrador, podrías seleccionar la fecha incorrecta del calendario. O como usuario, podrías darle al botón de registrar la entrada por error.

Independientemente del rol que desempeñes, siempre que lo necesites puedes eliminar un registro horario informado por ti a través de la acción "Eliminar registro" que aparece oculta en el menú operaciones, para cada fila del listado de registros horarios de la pantalla de resumen.

Haz clic en el icono que desplegará el menú de operaciones y selecciona la opción de "Eliminar registro". Acepta el diálogo de confirmación si estás seguro de que realmente deseas eliminarlo, y ya estará hecho.

Sin embargo, solo los administradores de la empresa pueden eliminar un registro horario informado por otro empleado.

Puedes generar informes detallados de las horas y días trabajados, en la misma web o listos para exportar en PDF, tanto para seguimiento personal (empleados y freelancers) como para tenerlo disponible en el momento que se te exija presentarlo por ley, o simplemente para analizar datos de la jornada de tus trabajadores (casos de los administradores de la empresa).

Existen dos tipos de informes, los informes detallados (básico y extendido) que muestran un listado de las horas trabajadas de cada trabajador y los informes para firma (sólo disponibles para administradores) que además del resumen de horas trabajadas también contienen un espacio para lo firmen tanto la empresa como el empleado.

Informes detallados

Si tu rol en la empresa es de empleado, puedes acceder a los informes a través del menú lateral dentro del módulo de la jornada laboral, tu página inicial por defecto. Haz clic en la entrada del menú llamada "Informe de horas trabajadas".

En el caso de que seas administrador de la empresa, también encontrarás un acceso a los informes de horas trabajadas a través del menú "Informes". Haz clic en dicho menú y en la página de listado de informes que aparecerá, selecciona la tarjeta correspondiente al informe de horas trabajadas, o bien localiza el enlace en el menú lateral izquierdo.

Por defecto, el intervalo de fechas para las que se generará el informe es el primer y último día del mes actual y se generará para todos los usuarios.

Si eres administrador de la empresa podrás acotar el informe seleccionando un único empleado del listado. Puedes usar el autocompletar del control de búsqueda si el listado de empleados es largo. En caso de que tu rol sea el de empleado de la empresa, solo aparecerá tu usuario y la opción "Todos" será equivalente a todos los usuarios visibles por ti, es decir, tú mismo.

Independiente de tu rol en la empresa, puedes cambiar el intervalo de fechas para el que desees generar el informe. Tienes a tu disposición la opción de generar informes para los 12 últimos meses. En caso de que requieras un intervalo de fechas personalizado (p. ej: trimestre) puedes hacerlo seleccionando la última opción del desplegable de Fecha "Rango de fechas personalizado".

Aparecerán dos nuevos controles para seleccionar las fechas "desde" y "hasta" para las cuales quieres el informe. Cuando hagas clic o te muevas con la tecla tabulador hacia los controles de fecha, se desplegará un calendario para ayudarte a seleccionar las fechas en ambos casos.

El tipo de informe que se genera por defecto es el básico, es decir, se mostrará el cómputo total de horas y días trabajados para cada usuario durante el intervalo de fechas especificado, en una única fila a modo de resumen.

Si cambias la opción del control de tipo interruptor "Informe extendido" a "Sí", entonces se desglosarán las horas trabajadas por día, para todo el intervalo de tiempo especificado. Se mostrará como una tabla para cada usuario y una fila para cada día trabajado (si no hay horas registradas durante una jornada, esta no aparece listada).

Haz clic en el botón "Generar informe" y empezará la generación.

Tras unos segundos, desaparecerá el control "Cargando" y verás el resultado del informe, según el tipo que hayas seleccionado en el paso anterior.

Ejemplo de resultado de un informe básico

Ejemplo de resultado de un informe extendido

Si deseas conservarlo para su posterior presentación o como histórico, puedes hacerlo haciendo clic en el botón de exportación.

Informes para firma

Accede a los informes a través del menú lateral dentro del módulo de la jornada laboral

O a través del menú "Informes". Haz clic en dicho menú y en la página de listado de informes que aparecerá, selecciona la tarjeta correspondiente al informe de horas trabajadas, o bien localiza el enlace en el menú lateral izquierdo.

Haz click en la pestaña Informe para firma del menú.

Los informes para firma se pueden obtener en dos intervalos de tiempo, diario y semanal. Además, en ambos casos se puede obtener el informe para todos los trabajadores de la empresa o para un usuario en concreto.

Para el informe diario, selecciona la opción diario y a continuación selecciona en el calendario el día en el que deseas generar el informe.

Para el informe semanal, selecciona la opción semanal y a continuación selecciona en el calendario el rango semanal en el que deseas generar el informe.

Haz clic en el botón Exportar o imprimir en PDF. Se generará y descargará el PDF con el informe para la firma.